Uitbestedingscontract
In het uitbestedingscontract staan de aard, omvang en beschrijving van de uitbestede werkzaamheden. Ook bevat het contract de rechten en verplichtingen van de organisatie en van de uitvoerder. De criteria uit het uitbestedingsbeleid komen vaak terug in het uitbestedingscontract. Onder andere de volgende onderdelen moeten in een uitbestedingscontract:
- Beschrijving van concrete werkzaamheden en de concrete grenzen van de uitbesteding;
- De adequate regelgeving over een eventuele overdracht van rechten en verplichtingen door de uitvoerder aan een andere partij;
- Adequate afspraken over aansprakelijkheid;
- Het eigendom van vermogen, gelden, gegevens en systemen etc.;
- Een transparant en gedetailleerd overzicht van de kosten;
- Naleving wet- en regelgeving;
- Looptijd, periodieke evaluatie en adequate exit clausules;
- Rechtskeuze en forumkeuze.
Service Level Agreement (SLA)
In een SLA worden de detailwerkafspraken vastgelegd. Hierin wordt vastgelegd hoe de uitvoering wordt vormgegeven en hoe het prestatiemanagement plaatsvindt. De SLA moet goed aansluiten op het uitbestedingscontract, bijvoorbeeld ten aanzien van de beschrijving van de werkzaamheden. In een SLA wordt vaak afgesproken welke prestatie-eisen de organisatie aan de te leveren diensten stelt. Voor het formuleren van deze eisen wordt gebruik gemaakt van kritieke prestatie-indicatoren (KPI) en/of kritieke risico indicatoren (KRI); elke prestatie-eis wordt vertaald in één of meer prestatie-indicatoren waarvoor een norm wordt bepaald, die niet overschreden mag worden. Zo zijn de prestatie-indicatoren ook controleerbaar.
Uitbesteden? Breng de risico’s in kaart
Vaak worden onderstaande oorzaken genoemd waarom een uitbestedingsproject faalt:
- Onduidelijke verwachtingen;
- Cultuurverschillen;
- Slechte prestaties van de uitvoerder;
- Te grote afhankelijkheid van de uitvoerder;
- Te grote blootstelling van intellectueel eigendom;
- Slecht direct contact door afstand.
In meerder gevallen gaat het om een combinatie van meerdere factoren. Jouw uitbestedingsproject wel laten slagen? Je doet er verstandig aan om op voorhand rekening te houden met de bovengenoemde oorzaken en risico’s. Een organisatie kan een risk-assessment uit te voeren. Met een goed risk-assessment kunnen uitbestedingsrisico’s worden gecategoriseerd op basis van waarschijnlijkheid dat een bepaald fenomeen zich voordoet en de mate waarin het fenomeen de organisatie kan schaden (de impact). Daarnaast geeft een risk-assessment inzicht wat de mogelijke gevolgen van de risico’s kunnen zijn en hoe de risico’s zo effectief mogelijk kunnen worden beheerd.
Bron: Riskworld, DNB.nl, businessinsider.nl / Foto: Riskworld
