Effectief risico’s inventariseren

De best practices en tips bij risico-inventarisatie

De belangrijkste stap en misschien wel meest out-of-the-box stap bij risicomanagement is het effectief inventariseren van risico’s. Veel risico’s kunnen door de eigenaar van het bedrijf of de manager van de afdeling snel worden benoemd. Maar door de kennis en ervaring is zijn deze personen mogelijk ook blind geworden voor bepaalde risico’s. Daarnaast kunnen er bepaalde persoonlijke of politieke redenen zijn om risico’s niet te benoemen. Het is dan ook evident dat de risico’s gezamenlijk en grondig moeten worden geïnventariseerd. Een set van methodieken om risico’s grondig boven tafel te krijgen, worden in dit artikel behandeld.

Tips & tricks bij inventarisatie

Brainstorm als risico-inventarisatie

Een snelle en efficiënte manier is het inplannen van een brainstormsessie of verschillende brainstormsessies met ieder een eigen onderdeel (bijvoorbeeld een afdeling of proces). Via een brainstormsessie heb je in korte tijd van veel mensen hun input en kan er een nuttige discussie ontstaan. Een groot nadeel is de kans op ongewenst gedrag. De medewerker zal immers in aanwezigheid van zijn manager niet vertellen dat hij het risico is. Ook is er een risico op framing waarbij een invloedrijk persoon (de baas) bepaalde risico’s kan vernietigen of uitvergroten. Daarnaast zullen de politiek gerelateerde risico’s bij een brainstormsessie niet snel aan het licht komen.

1-op-1 gesprek om echte risico’s naar boven te halen

Tijdrovender maar veel sterker is om de risico’s te inventariseren aan de hand van interviews, 1-op-1 of 1-op-2 gesprekken. Belangrijk is dat het uitnodigen van de medewerker en manager gezamenlijk nooit wenselijk is. Bij interviews zijn de vaardigheden van de interviewer belangrijk. Hij moet goede vragen stellen en op het juiste moment doorvragen. Hierbij kan het belangrijk zijn om aan te geven dat de geïnventariseerde risico’s anoniem worden opgenomen in het risicoregister. Als je het goed doet haal je hier de echte grote risico’s naar boven.

Risico’s in kaart brengen door goede vragen stellen

Naast het doorvragen is het stellen van de juiste vragen belangrijk. Met gewoon de vraag te stellen ‘welke risico’s zie je?’ bereik je je doel niet. Voorbeelden van goede interviewvragen en what-if vragen om de risico’s in kaart te brengen zijn:

Lees meer...

Lees ook:
National risk assessment Witwassen en Terrorismefinanciering

Welke risico’s ziet de buurman bij jullie?
Als de concurrent failliet raakt, hoe komt dat? En lopen wij datzelfde risico?
Welke risico’s zie je juist in Nederland en niet in andere landen?
Wat als de grote baas wegvalt?
Het is 20 jaar later, welke grote problemen hebben we overwonnen?
Wat als onze producten verboden worden, wat dan?
Welke wetgeving heeft veel impact?

Juist zoeken als je er weinig vanaf weet

De valkuil is dat je blijft zoeken in gebieden waar je veel over weet en dat je de gebieden waar je weinig van weet snel overslaat of algemeen benoemt. Signaleer als je van een bepaald onderwerp weinig weet en vraag een expert om zijn advies.

Proces/organigram erbij pakken en stap-voor-stap doorlopen

Om puntsgewijs bepaalde onderdelen uit te lichten kan het helpen om een procesflow, organigram of productlijst erbij te pakken en bij ieder onderdeel te kijken of hier bepaalde risico’s spelen. Bij een proces kun je handig kijken wat er in een stap gebeurt en of er bepaalde risico’s zijn. Bij een organigram kun je eenvoudig alle bedrijfsonderdelen of afdelingen afgaan en bij een productlijst kan je de risico op productniveau checken.

Vraag het publiek: Risksourcing starten bij Riskworld

Heb je een meer publiekgericht thema? Vraag dan ‘de crowd’ om hun input om een grote diversiteit aan risico’s te genereren. Iedereen zal de risico’s en gevaren noemen vanuit zijn ervaring, opleiding of vakgebied met als gevolg een grote verscheidenheid van risico’s. Perfecte input om deze vervolgens na opschoning mee te nemen in je eigen inventarisatie. Hier kun je meteen een Risksourcing starten.

Risico’s uit historische data

Historische gegevens kunnen waardevolle informatie opleveren. Denk hierbij aan de ontvangen klachten en bekeuringen (bijvoorbeeld bij milieu). Maar ook de incidenten die plaats hebben gevonden, schades en de verzekeringsclaims die zijn gedaan in het verleden.

Externe informatie

Informatie van buiten de organisatie kan eveneens waardevol zijn. Denk hierbij aan onderzoeken van de branchevereniging of sectorinformatie. Maar ook het Centraal Bureau van de Statistiek (CBS), vakliteratuur en natuurlijk Riskworld.nl kunnen waardevolle informatie opleveren.

Risicochecklist als validatie

Risico’s inventariseren aan de hand van een checklist is in het vakgebied ‘not done’, want het maakt je blind voor de risico’s die niet zijn benoemd op een checklist. Maar wat wel kan is na het afronden van de inventarisatie de checklist gebruiken om te valideren of alle relevante risico’s zijn opgenomen. Zo niet, dan kun je hem mooi toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld de checklist voor projectrisico’s gebruiken.

Wil je er wat dieper op in gaan dan adviseren wij het boek Ga Niet Langs Af.