Maak het makkelijk en leuk(er)
Eenvoudig
Een melding indienen moet vooral makkelijk en snel gaan. Wordt er veel informatie gevraagd die niet van toepassing is of is het formulier omslachtig opgesteld, dan vormt dit een grote barrière voor het melden van een (bijna) ongeval of onveilige situatie. Je collega’s hebben immers nog een hoop ander werk te doen. In veel situaties is een foto met korte omschrijving van wat er gebeurd is/zou kunnen gebeuren al voldoende.
Beschikbaar
Wanneer een (bijna) ongeval of gevaarlijke situatie zich voordoet is het cruciaal dat er op dat moment direct een tool beschikbaar is om een melding te doen. Als het moment voorbij is kom je weer in de waan van de dag terecht en in geval van iets kleins is de urgentie alweer vergeten.
Je kunt bijvoorbeeld op de werkvloer op diverse plekken een QR code sticker plakken zodat medewerkers die met hun smartphone kunnen scannen. Of je stelt een app beschikbaar op ieders telefoon. Dan zit het meldformulier gewoon in je broekzak en kan er op ieder moment gemeld worden. Verder kan je dagelijks iemand aanstellen die als melder de verantwoordelijkheid heeft om bij collega’s te checken of zich (bijna) ongelukken of gevaarlijke situaties hebben voorgedaan.
Fun
Een andere optie om meer meldingen te krijgen is door het melden wat meer ‘fun’ te maken. Dat kan door verschillende gamification elementen toe te voegen bij het melden zelf of op de werkplek. Bijvoorbeeld door een bedankt-GIFje in te stellen na het indienen van een melding. Of door posters, memes en strips over incidenten op te hangen rondom de werkplek. Het onderwerp is dan wat leuker gemaakt, minder zwaarbeladen en dat maakt het makkelijker om er over te praten.
Digitale beloningen
Wanneer je als team of bedrijf gezamenlijk als doel hebt om naar enerzijds minder ongevallen en anderzijds meer meldingen te werken kunnen digitale beloningen dit stimuleren. Bijvoorbeeld dat je een kroontje bij je naam krijgt als jij afgelopen periode de meeste meldingen hebt ingediend, of spierbal na een periode dagelijks meldingen indienen. Collega’s willen dan toch die ‘beloning’ behouden en blijven meldingen indienen. Kijk dus naar diverse mogelijkheden voor beloningen, zowel digitaal als fysiek, bij het melden van incidenten.
Laat weten dat collega’s het verschil maken
Geef terugkoppeling na melden (kleine) incidenten
Soms kan het voor medewerkers wat onzinnig voelen om een melding in te dienen, vooral als het een klein incident betreft en zij niet weten wat er vervolgens mee gebeurt. Daarom is het belangrijk om terugkoppeling te geven aan de melder wat er met de melding wordt gedaan en wat het (positieve!) gevolg van deze melding is, namelijk dat de collega’s veilig konden werken en niemand zich heeft bezeerd.
Dat kan zijn door een eenvoudig (gepersonaliseerd) bedankbericht na het indienen van een melding, waarin je aangeeft dat de melding snel opgepakt wordt en de melder bedankt voor de moeite omdat deze helpt om de veiligheid op de werkvloer te bewaken.
Ook kan je tijdens een weekstart of vrijdagmiddag borrel met collega’s bespreken welke meldingen van (bijna) ongevallen en onveilige situaties er zijn gedaan en welke acties daarop zijn ondernomen. Collega’s weten dan beter wat de melding oplevert en waar ze het voor doen. Ze zijn dan eerder geneigd om later weer een melding in te dienen. Benoem daarbij dus ook vooral dat bijvoorbeeld door het melden van een losse kabel of scheefliggende vloerplank er geen andere collega’s zijn gestruikeld. Dankzij die melding komt iedereen weer gezond thuis vanavond.
Routine creëren
Als je van incidenten melden een gewoonte wil maken bij je medewerkers is het sleutelwoord herhaling, herhaling, herhaling. Blijvende gedragsverandering krijg je door er een routine van te maken. Aan de ene kant het melden zelf, aan de andere kant ook het bespreken van de impact van arbo-ongevallen. Wil je echt meer meldingen realiseren, zorg er dan voor dat melden in een vast ritme onderdeel wordt van de organisatie.
Bonustip: zet online software slim in
Verschillende van de succesfactoren worden versterkt wanneer je gebruik maakt van een online tool voor incidentregistratie. De software van Smile voor arbo-ongevallen is hier speciaal voor ontwikkeld in samenwerking met veiligheidskundigen van Kader, die dagelijks hier mee te maken krijgen.
Zo bevat de software een meldformulier dat je met een URL of QR code kan openen en dat alleen de informatie vraagt die écht relevant is. Alle meldingen komen op één plek terecht zodat jij snel kan zien wat voor incidenten er waar plaatsvinden. Je kan dan gericht actie ondernemen om deze incidenten in de toekomst te voorkomen. Deze acties kun je automatisch toewijzen aan de juiste collega’s. Nadert een actie de deadline en is deze nog niet opgevolgd? De software verstuurt automatisch reminders aan de taakeigenaar. Je bent altijd op de hoogte en in control als het gaat om opvolging en voortgang van meldingen en verbetermaatregelen.
