Verschillende organisaties zijn verplicht om incidenten, arbo-ongevallen en gevaarlijke situaties te registreren. Denk aan branches zoals de bouw en productie, maar ook bijvoorbeeld de zorg.
Zij moeten dus een gedegen structuur en plan hebben voor het melden van incidenten. Dan kan zijn in een online systeem voor incidentenmanagement. Belangrijkste is dat deze incidenten vastgelegd worden zodat je aantoonbaar kan maken dat er gemeld wordt en wat je er vervolgens mee doet.
Echter vindt bij veel organisaties, ongeacht branche, de incidentregistratie nog niet zo gestructureerd plaats. De meldingen komen op verschillende manieren bij de veiligheidskundige, kwaliteitsmanager of preventiemedewerker terecht. Zoals mondeling vertellen bij de koffieautomaat, een mailtje in je overvolle inbox, of een formulier in Excel waarvan niet bekend is of dit nu écht de meest recente versie is.
Deze versnipperde incidentregistratie brengt verschillende risico’s met zich mee.
Incidentmeldingen komen niet op de juiste plek terecht
Het is een uitdaging om overzicht te houden op meldingen van incidenten en gevaarlijke situaties als er niet duidelijk is waar de meldingen ingediend moeten worden en wie deze op moet pakken. Als de ene collega tussendoor iets vertelt tegen de andere collega, maar dat vervolgens niet vastlegt of doorgeeft aan de juiste persoon, weet diegene niet dat er iets is voorgevallen. Meldingen blijven dan liggen.
Collega’s melden geen arbo-incidenten meer
Is het niet duidelijk hoe en waar je nu een melding moet indienen? Of is de werkwijze omslachtig en tijdrovend? Dan is de kans aanwezig dat jouw collega’s niet (meer) gemotiveerd zijn om incidenten te melden. Vooral als de melding vervolgens niet opgepakt wordt, omdat het op de verkeerde plek is beland en dus blijft liggen.
Gevaarlijke situaties blijven onbekend
Wanneer meldingen niet op de juiste plek terechtkomen en collega’s vanwege gebrek aan opvolging geen meldingen indienen, blijven de incidenten, bijna ongevallen en gevaarlijke situaties onbekend. Met het risico dat gevaarlijke situaties meer (bijna) ongevallen gaan veroorzaken of dat vergelijkbare incidenten vaker voorkomen, mogelijk zelfs met (ernstig) letsel tot gevolg.
Oplossing: zorg voor integrale aanpak incidenten
Deze risico’s van versnipperde incidentregistratie hebben zowel negatieve gevolgen voor jouw collega’s en hun veiligheid als voor jouw bedrijfsvoering. Hoe kun je dit voorkomen? Door te werken aan een integrale aanpak, waarbij incidenten op één plek snel en gebruiksvriendelijk gemeld kunnen worden, je opvolgacties kan toewijzen aan verantwoordelijke collega’s en je altijd op de hoogte bent van de laatste updates rondom de behandeling van incidenten en verbeteracties.
Foto via Unsplash.