Als we in de praktijk kijken naar de effecten van een praktische risicomanagementaanpak, dan lijken de problemen niet zozeer te zitten in het vinden van oplossingen, maar veel meer in de implementatie ervan.
Een praktisch toepasbaar risicobeheersingsplan heeft een fysieke en psychologische kant. Materiële en organisatorische maatregelen, gericht op het voorkomen van schadegebeurtenissen en beperking van de gevolgen ervan, behoren tot de fysiek waarneembare kant van risicobeheersing. Denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van beschermende middelen en duidelijke procedures om deze te gebruiken, gericht op de gezondheid en veiligheid van medewerkers en bezoekers van je klant. Denk ook aan de beveiliging van gebouwen en bedrijfsmiddelen, bijvoorbeeld goed hang- en sluitwerk, maar ook camera’s en een goed sleutelbeheer om materiële schade aan het bedrijfspand en/of machinepark van je klant te voorkomen of in ieder geval te beperken.
De psychologische kant van risicobeheersing heeft betrekking op de bewustwording van de medewerkers of een klant dat zij risico’s lopen en dat daarbij schade of letsel kan optreden. Wil er in de praktijk echt een bijdrage geleverd worden aan risicobeheersing, dan zal dit bewustzijn gepaard moeten gaan met de overtuiging dat medewerkers hierin een actieve rol vervullen. De ene afdeling of medewerker kan nog zo secuur zijn in het treffen van veiligheidsmaatregelen, als een andere afdeling of medewerker nalaat om aansluitende maatregelen te treffen of de getroffen maatregelen zelfs tegenwerkt, dan hebben de initiële maatregelen geen enkel of weinig effect.
Vanuit de verzekeringsbranche wordt vooral ingezet op het fysieke of technische aspect van maatregelen. Een voorbeeld hiervan zijn de vele vragenlijsten en checklists. Er wordt veel aandacht besteed aan de aanwezigheid van beveiligingsmaatregelen en -middelen, zoals detectie en alarmering, blusmiddelen, goed hang- en sluitwerk, toegangsbeveiliging en algemene voorwaarden.
Aandacht voor gedrag
Veel minder vragen zijn opgenomen over vragen als hoe een en ander organisatorisch is geregeld en hoe (psychologisch) wordt omgegaan met gedrag van medewerkers. Om meer aandacht voor de laatste twee aspecten te vragen, is de volgende indeling gemaakt:
- Personele maatregelen;
- Organisatorische maatregelen;
- Technische maatregelen.
Personele maatregelen
Personele maatregelen zijn gericht op het gedrag, de attitude, het risicobewustzijn en de perceptie van de directie en medewerkers. Als zij zich niet bewust zijn van het feit dat zij (onacceptabele) risico’s lopen, zal er ook weinig motivatie zijn om wat aan deze risico’s te gaan doen. Vooral door voorlichting, opleiding en training kunnen medewerkers ervan bewust gemaakt worden dat zij zelf een actieve rol bij de beheersing van risico’s vervullen.
Organisatorische maatregelen
Organisatorische maatregelen hebben betrekking op procedures, instructies en afspraken. In procedures zijn bijvoorbeeld de taken en bevoegdheden van directie en medewerkers vastgelegd. Procedures, instructies en afspraken geven richting en omkadering aan de activiteiten die door de medewerkers worden uitgevoerd. Organisatorische maatregelen moeten vooral duidelijk en consistent zijn. Het is van belang dat iedereen binnen de organisatie goed op de hoogte is van de gemaakte afspraken en geldende procedures. Ook is een consequente uitvoering ervan belangrijk. Te veel ‘uitzonderingen op de regel’ leiden tot miscommunicatie, tegenstrijdigheden en mogelijk zelfs nieuwe risico’s.
Technische maatregelen
Bij technische of fysieke maatregelen gaat het om een grote hoeveelheid aan mogelijke maatregelen. Zo kan worden gedacht aan bouwkundige maatregelen zoals de indeling van het bedrijfspand en het gebruik van brandwerende materialen, maar ook elektronische installaties ten behoeve van brand- en inbraakpreventie en middelen en voorzieningen ter voorkoming van bedrijfsongevallen. Bij technische en fysieke maatregelen gaat het om algemene zaken die voor vrijwel elke organisatie van belang zijn, maar ook branche- en bedrijfsspecifieke zaken, zoals de aanpassing van het eigen productieproces, signalering en bescherming aan het productieapparaat of het logistieke proces, zoals bijvoorbeeld noodstroomvoorziening en aanpassingen aan voertuigen voor transport.
Combineer voor goede risicobeheersing
Veel ondernemers én adviseurs zijn geneigd om vooral op de laatste categorie in te zetten. Zonder risicobewustzijn en een juiste attitude van medewerkers hoe de technische en fysieke middelen ingezet moeten gaan worden, hebben zij slechts zeer beperkte waarde. Het gaat dus vooral om de combinatie en afstemming van maatregelen en een goede coördinatie van de verschillende activiteiten.
Bronnen