Een handreiking voor risicomanagement in de zorg

In dit artikel worden bevindingen en aanbevelingen uit een handreiking voor risicomanagers in de zorgsector belicht. Tegenwoordig hebben sectorale en maatschappelijke ontwikkelingen een steeds grotere impact op de continuïteit, geloofwaardigheid en het bestaansrecht van zorgorganisaties. De risico’s die hieruit voortkomen zijn niet alleen een bedreiging voor de zorg in het algemeen, maar ook voor de doelstellingen van zorginstellingen: kwaliteit, toegankelijkheid en betaalbaarheid. Hierdoor is het van waarde om het denken en handelen in kansen en risico’s goed te verankeren in uw bedrijfsvoering en besluitvormingsprocessen. Met andere woorden, het integreren van risicomanagement in de organisatie. Niet alleen op de werkvloer, maar juist ook op strategisch niveau. Denkt u hierbij aan financiële risico’s, het personeelstekort en de klimaatverandering. 

Medewerkers van zorginstellingen hebben iedere dag te maken met risico’s. In de verschillende sectoren; de jeugdzorg, gehandicaptenzorg, verpleeg- verzorgingshuizen, thuiszorg (VVT) en ziekenhuiszorg worden dagelijks keuzes gemaakt om het leven van cliënten zo veel mogelijk waarde te geven. Zorgmedewerkers maken daarmee iedere dag afwegingen tussen kansen en risico’s.

De ontwikkeling van het vak risicomanagement in de zorg  

Het vakgebied van risicomanagement blijft zich ontwikkelen in verschillende sectoren en is steeds meer verankerd in wet- en regelgeving en richtlijnen. Er zijn drie ontwikkelfasen die volgens de onderzoekers voor deze handreiking elkaar vaak, maar niet altijd, opvolgen. In onderstaande tabel zijn de fasen kort toegelicht.

De zorgcontext en maatschappelijke vraagstukken om ons heen blijven veranderen. Het volgende onderdeel van dit artikel is een verkorte versie van een handreiking voor risicomanagers en andere risico-gerelateerde functies in de zorgsector, bedoeld ter inspiratie voor het integreren van thematisch risicomanagement.

Het belang van thematisch risicomanagement voor uw organisatie

Maatschappelijke thema’s geven een krachtig voorbeeld van de manier waarop externe omstandigheden grote impact hebben op de continuïteit en geloofwaardigheid, ofwel het bestaansrecht van uw organisatie. Het zijn grote thema’s die vragen om een eigen, afgestemde aanpak waar de hele organisatie bij betrokken dient te worden. Daardoor passen ze vaak niet in één keer in het bestaande raamwerk voor risicomanagement van uw organisatie.

Met het inrichten van thematisch risicomanagement creëert u begrip en bewustzijn voor een bepaald thema. Om een thematische risicomanagementcyclus in te richten is het van belang om inzicht te hebben in de interne en externe ontwikkelingen die uw organisatie beïnvloeden. Bedenk en benoem welke thematische risico’s relevant zijn voor uw organisatie en wat het risicoprofiel is van de organisatie met betrekking tot deze scenario’s. Vervolgens kunt u bespreken in welke mate de organisatie risico’s onderkent op basis van de vastgestelde relevante thematische scenario’s. Het beoordelen van de mate van relevantie en materialiteit van de besproken risico’s helpt om een goed beeld te krijgen van de relevantiewaarde van het thema voor uw organisatie. De risico’s die niet binnen uw risicoprofiel passen, kunt u vervolgens beheersen door mitigerende maatregelen in te zetten.

Zeven bestuurlijke dilemma’s in de jeugdzorg, langdurige zorg en ziekenhuis zorg

Iedere dag wordt u geconfronteerd met bestuurlijke vraagstukken waarbij u verschillende keuzes en mogelijke uitkomsten tegen elkaar moet afwegen. Aan de hand van een aantal relevante ontwikkelingen binnen de gezondheidszorg hebben wij enkele veel voorkomende vraagstukken vertaald naar zeven bestuurlijke dilemma’s. Enkele voorbeelden:

• Ambitie vs. absorptie: vergrijzing, meer complexe zorg, druk op financiën en een krappe arbeidsmarkt. Wat kun je nog aan als organisatie? En sluiten de ambitie en maatschappelijke verwachtingen (een goede, betaalbare en toegankelijke zorg) hier nog bij aan?
• Solo vs. samen in de regio: hoe behoud je als kleine zorgorganisatie je authenticiteit en wendbaarheid, terwijl je tegelijkertijd de voordelen van regionale samenwerking benut? Hoe verhoudt de kracht van zelfstandigheid zich tot de complexiteit van samenwerken met diverse partijen, culturen en besluitvormingsprocessen? En hoe creëer je een balans tussen zelfstandige zorgverlening en gedeelde verantwoordelijkheid binnen de regio?
• Kwaliteit versus kwantiteit van leven: Hoe ga je als bestuurder om met de delicate balans tussen het minimaliseren van risico’s en het waarborgen van een waardevolle levenskwaliteit voor je patiënten? Kies je ervoor om strikt incidenten te voorkomen, of geef je ruimte aan persoonlijke vrijheid en passies, zoals tuinieren, ondanks mogelijke risico’s? Hoe zorg je dat je de wensen van patiënten, familie, zorgprofessionals en toezichthouders zorgvuldig tegen elkaar afweegt, terwijl je trouw blijft aan de kernwaarden van je organisatie?

Zo schetst de volledige handreiking een zevental dilemma’s. Deze dilemma’s raken vroeg of laat het bestaansrecht van uw zorgorganisatie en zijn concrete voorbeelden van de manier waarop bewuste afwegingen tussen risico en rendement uw bestuurlijke besluitvorming, uw bedrijfsvoering en uw zorgprocessen kunnen versterken.

Betekenisvol risicomanagement, dat is het doel van deze handreiking.  

Risicomanagement hangt af van hoe dit door iedereen in een organisatie wordt doorleefd en toegepast. Zo kan het bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie. Risicomanagement kan van grote betekenis zijn voor de organisatie, mits het op de juiste manier wordt ingezet.

Drie adviezen:

Relevantie boven volledigheid: heeft u voldoende focus op wat echt belangrijk is?

Waardedenken boven controldenken: hoe voegt risicomanagement waarde toe aan uw organisatie?

Risicomanagement is niet eendimensionaal: hoe laat u risicomanagement aansluiten op wat u al doet?

Samengevat zijn er zeven stappen in het realiseren van betekenisvol risicomanagement:

1. Voer de dialoog over duidelijke rolverdeling
2. Bepaal stoepranden
3. Koppel risicomanagement aan strategie
4. Pas risicomanagement toe in besluitvorming
5. Zorg voor een relevante rapportagecyclus
6. Evalueer de kwaliteit en doelmatigheid
7. Stuur op risico-rendementscultuur

Wilt u na het lezen van deze managementsamenvatting meer verdieping op het onderwerp? Vraag dan hier de volledige handreiking aan.