Het UBO-register? Integriteit van het financiële stelsel

Een sterk en betrouwbaar financieel stelsel is nodig voor stabiele economische groei. Er zijn op dit moment tal van nieuwe initiatieven door de regering waar organisaties compliant aan zullen moeten zijn, die moeten leiden tot meer stabiliteit en herstel van vertrouwen. Een van deze initiatieven is het ultimate beneficial owner register per januari 2020. In het kort moet het de vraag beantwoorden: wie is de uiteindelijke belanghebbende van een zakenrelatie? Met wie doe ik zaken?

Transparantie in de keten

Het UBO-register treedt vanaf 23 juni 2020 in Nederland in werking. In dat register worden van juridische entiteiten zoals vennootschappen, stichtingen en trusts de ‘uiteindelijk belanghebbenden’ (UBO’s) vastgelegd. Het register volgt uit het wetsvoorstel dat de (gewijzigde) vierde Europese anti-witwasrichtlijn moet implementeren. Doel van het register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, zoals witwassen van geld en terrorismefinanciering door transparantie over wie de uiteindelijk belanghebbende van een onderneming is. UBO’s zijn natuurlijke personen die meer dan 25% van het economisch belang in een organisatie hebben. Zij moeten vanaf juni 2020 in een zogenaamde UBO-register opgenomen worden.

“…Doel van het register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit …”

Het UBO-register maakt transparanter wie echt belang heeft en beleidsbepalers zijn bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. Zo kunnen personen hun financieel-economische criminaliteit niet meer verhullen achter juridische entiteiten. Daarnaast kunnen personen en organisaties door de openbaarheid van het register beter geïnformeerd besluiten met wie zij zakendoen. UBO’s van buitenlandse ondernemingen worden niet in het register opgenomen. Hetzelfde geldt voor rechtspersonen met een hoofd- of nevenvestiging in Nederland. Zij zullen zich moeten houden aan de regelgeving in het land waar zij zijn opgericht.

Wie is waarvoor verantwoordelijk en terugmeldplicht

Het wetsvoorstel regelt het register in de Handelsregisterwet 2007 (HRW), in die zin dat de Kamer van Koophandel (KvK) het UBO-register beheert. Vennootschappen dienen op grond van de richtlijn zelf voldoende toereikende informatie over hun UBO’s te beschikken en deze te melden bij de KvK. Instellingen die op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme verplicht zijn cliëntenonderzoek te verrichten (Wwft-instellingen) zijn verplicht om fouten in het register te constateren en aan de KvK te melden. Dit is de zogenaamde terugmeldplicht.

Naast Nederlandse aangelegenheden is er juist ook een Europese context. De UBO-registergegevens zullen door samenwerking tussen lidstaten onderling toegankelijk zijn, zodat misbruik van verschillen tussen de Europese jurisdicties zal worden verkleind. Om misbruik te voorkomen is het van belang dat de lidstaten een effectieve samenwerking hebben, waarbij er een meer uniforme wijze van vastlegging gaat komen van het register. Uiteraard dient het register actueel, accuraat en volledig bijgehouden te worden.

Doelmatigheid en effectiviteit van het register

Bij het laatste zijn er op dit moment veel vragen. De KvK dient haar informatie te verkrijgen van de vennootschappen en juridische entiteiten zelf. Deze gegevens zijn niet altijd compleet en bovendien niet toegankelijk voor het uitvoeren van controle door de overheid. Indien zij hier niet adequaat mee omgaan dan zal het niet doelmatig zijn. Hiernaast is er een tal van bezwaren door het openbare karakter van het register, vanuit de privacywetgeving bezien. De verwerking van persoonsgegevens in het UBO-register zal conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gebeuren.

Privacy nader bezien
Voor bescherming van de privacy en persoonlijke levenssfeer van de UBO’s zijn waarborgen ingesteld. Het register voldoet aan de eisen voor gegevensbescherming en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In uitzonderlijke omstandigheden kan een UBO de Kamer van Koophandel verzoeken de openbare gegevens geheel of gedeeltelijk af te laten schermen. De UBO dient in een dergelijk verzoek te vermelden dat het openbaren van de gegevens voor hem/haar leidt tot een onevenredig risico, een risico op fraude, chantage, ontvoering, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie of indien de UBO minderjarig of handelingsonbekwaam is. Gedurende de periode dat het verzoek tot afscherming in behandeling is, zal de informatie niet openbaar toegankelijk zijn.

Overheidsinstanties
Instanties zoals het Openbaar Ministerie, de politie, de Belastingdienst en de Financiële Inlichtingen Eenheid kunnen wel altijd deze gegevens inzien. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft, in tegenstelling tot de European Data Protection Supervisor, geen bezwaar tegen het gedeeltelijk openbaar maken van deze UBO-informatie. Toezichthoudende instanties kunnen daarentegen alle gegevens inzien, waaronder afschriften van de documentatie waaruit de aard en omvang van het economisch belang blijkt, afschriften van identiteitsdocumenten en gegevens zoals het BSN en buitenlands fiscaal identificatienummer van de UBO.

Lees meer...

Wie moet zich inschrijven?

Organisaties met de volgende rechtsvormen zijn verplicht om hun UBO’s in te schrijven:

Besloten vennootschap (bv);
Naamloze vennootschap (nv);
Europese naamloze vennootschap (se);
Europees economisch samenwerkingsverband (eesv);
Europese coöperatieve vennootschap (sce);
Coöperatie;
Onderlinge waarborgmaatschappij;
Vereniging;
Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid;
Vereniging zonder volledige rechtsbevoegdheid die een onderneming drijft;
Stichting (inclusief de stichting administratiekantoor en anbi’s);
Maatschap;
Commanditaire vennootschap;
Vennootschap onder firma; en
Rederij.

Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan heb je geen registratieplicht:

Eenmanszaken (die hebben naar hun aard geen UBO);
Beursgenoteerde bv’s en nv’s en haar 100% dochtervennootschappen (hiervoor gelden reeds openbaarmakingsvereisten);
Publiekrechtelijke rechtspersonen (de eigenaars- en zeggenschapsstructuur is al genoegzaam bekend);
Verenigingen zonder volledige rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven (gezien het lage risico op witwassen of financieren van terrorisme);
Verenigingen van eigenaren (zij sluiten niet goed aan bij de werkingssfeer van de richtlijn);
Overige privaatrechtelijke rechtspersonen (betreft een beperkt aantal historische rechtspersonen35 waarvan ook geen nieuwe entiteiten meer worden opgericht);
Kerkgenootschappen (centrale registratie betekent een indirecte registratie van de religie van de betreffende UBO hetgeen een bijzonder persoonsgegeven in de zin van de AVG is);
Buitenlandse rechtspersonen, ongeacht of zij een onderneming in Nederland drijven en staan ingeschreven in het handelsregister (om te voorkomen dat de UBO in meerdere Europese lidstaten geregistreerd moet worden).

Volgens de Richtlijn dienen de volgende gegevens te worden geregistreerd zodat deze informatie openbaar en voor iedereen toegankelijk is;
1. Naam
2. Geboortemaand- en jaar
3. Woonstaat
4. Nationaliteit
5. Aard en omvang van het door de uiteindelijk belanghebbende gehouden economisch belang.

Ten aanzien van de omvang zal niet het exacte belang inzichtelijk zijn en zullen ook geen geldbedragen in het UBO-register worden opgenomen. Er zal met bandbreedtes worden gewerkt van 25%-50%, van 50%-75% en van 75%-100%.

De Richtlijn voorziet in de mogelijkheid om aanvullende gegevens van de UBO op te nemen in het register. De Nederlandse wetgever heeft aangegeven dat zij de volgende aanvullende informatie wil gaan opnemen:

Geboorte dag; plaats en land
Woonadres
Indien dat is toegekend het Burgerservicenummer (BSN), en – indien dat is toegekend door de woonstaat van de UBO – een buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN)
Afschrift van documentatie op grond waarvan de identiteit van de UBO is geverifieerd
Afschrift van documentatie waarmee wordt onderbouwd waarom een persoon de status van UBO heeft en waarmee de aard en omvang van het door de UBO gehouden economisch belang wordt aangetoond.

Uitzonderingen op de registratie
In uitzonderlijke gevallen kan een UBO een verzoek indienen bij de Kamer van Koophandel om alle of een gedeelte van de openbare gegevens af te schermen. De UBO dient dan in zijn/haar verzoek te vermelden dat openbaring van de gegevens voor haar/hem leidt tot een onevenredig risico, een risico op fraude, chantage, ontvoering, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie of indien de UBO minderjarig of handelingsonbekwaam is.

Gedurende de periode dat het verzoek tot afscherming in behandeling is zal de informatie niet openbaar toegankelijk zijn. Overigens laat toekenning van afscherming gegevens de mogelijkheid tot inzien door de bevoegde autoriteiten, financiële instellingen en notarissen ongemoeid.

Trusts en fondsen voor gemene rekening

Op grond van de richtlijn moet Nederland ook een centraal register met informatie over uiteindelijk belanghebbenden van trusts en soortgelijke juridische constructies invoeren. Dit gebeurt via een afzonderlijk wetsvoorstel. Ook fondsen voor gemene rekening zullen worden opgenomen in het implementatiewetsvoorstel van het UBO-register voor trusts. Een fonds voor gemene rekening is uitsluitend een fiscaalrechtelijk begrip en kan civielrechtelijk op verschillende wijzen worden vormgegeven. Om die reden worden UBO’s van fondsen voor gemene rekening opgenomen in het UBO-register voor trust.

Centraal aandeelhoudersregister

Naast het UBO-register worden er voorbereidingen getroffen voor een centraal aandeelhoudersregister (“CAHR”). Het CAHR is anders dan het UBO-register. In het CAHR wordt informatie opgenomen over aandelen en aandeelhouders (en pandhouders en vruchtgebruikers) van BV’s, niet-beursgenoteerde NV’s, Europese NV’s en Europese coöperaties, beide met statutaire zetels in Nederland. Deze informatie is afkomstig van notarissen. De regelingen inzake het beoogde UBO-register en het beoogde CAHR streven grotendeels hetzelfde doel na.

Enkele verschillen tussen het CAHR en het UBO-register

Het CAHR heeft alleen betrekking op BV’s en (niet beursgenoteerde) NV’s, terwijl het UBO-register ook ziet op stichtingen, verenigingen en personenvennootschappen.
In het UBO-register worden alleen belangen van meer dan 25% geregistreerd; in het CAHR zal ieder belang worden opgenomen.
De registers worden op een verschillende wijze gevuld. De gegevens in het UBO-register zijn afkomstig van de UBO’s zelf, de gegevens in het CAHR zijn afkomstig van notarissen en berusten op notariële akten. Dit brengt bijvoorbeeld een verschil in de betrouwbaarheid van de gegevens met zich.

Wat te doen?

Het wetsvoorstel kent een bestuursrechtelijk én strafrechtelijk sanctieregime indien niet wordt voldaan aan de in het wetsvoorstel verplichtingen. De implementatie van het UBO-register dient uiterlijk op 27 september 2020 te zijn gerealiseerd. Na inwerkingtreding van de implementatiewet hebben registratieplichtigen 18 maanden de tijd om bij de KvK opgave van hun UBO-informatie te doen. De nota geeft aan dat de KvK in de eerste 18 maanden na inwerkingtreding van de registratieplicht gefaseerd alle registratieplichtigen aanschrijft met het verzoek tot registratie van de UBO’s. Voor nieuw opgerichte registratieplichtigen vindt de opgave van UBO-informatie gelijktijdig plaats met de inschrijving in het handelsregister en is registratie van de UBO een voorwaarde voor het verstrekken van een KvK-nummer. Op overtreding van de verplichting tot het inschrijven en bijhouden van de gegevens van de UBO in het UBO-register staan diverse sancties. Zo kan het overtreden van de registratieplicht resulteren in een gevangenisstraf van ten hoogste zes maanden, een taakstraf of een geldboete oplopend tot € 20.750,-. Daarnaast kan de minister een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete opleggen.

Het wetsvoorstel kent een bestuursrechtelijk én strafrechtelijk sanctieregime

Risico inschatting

Wanneer het duidelijk is wat de identiteit van de UBO is, kan er op basis van objectieve factoren een risico inschatting gemaakt worden. Deze kan geclassificeerd worden met laag, midden of hoog. Hierbij is het wel belangrijk dat de aard van de activiteiten van een organisatie bekend is, maar ook dat het duidelijk is wat de sector is waarin een organisatie opereert. Zo is er een hoger risico wanneer een organisatie zich bevindt in een sector waarbinnen veel geld in omloop is.

Laag risico
Volgens de leidraad Wwft van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) volstaat het om bij organisaties met een laag risico te vragen naar de identiteit van de UBO en het daarbij laten ondertekenen van een UBO-verklaring. Hierbij wordt door de organisatie de uiteindelijke belanghebbende, met een bezit van ten minste 25%, vermeld en beloven zij daarbij dat zij anderen op de hoogte houden van eventuele wijzigingen.

Hoog risico
Bij organisaties met een hoog risico wordt er verwacht dat er zelf onderzoek gedaan wordt naar de identiteit van de UBO. Deze kan achterhaald worden door bijvoorbeeld het handelsregister van de Kamer van Koophandel te bekijken. Ook kan er gekeken worden of de UBO een zogenaamde Politically Exposed Person, ook wel PEP genoemd, is, of dat hij of zij op sanctielijsten voorkomt. Ook kan er gekeken worden naar externe berichten als artikelen.

Disclaimer
Hoewel deze publicatie met grote zorgvuldigheid is samengesteld, aanvaarden AethiQs B.V. en alle andere entiteiten, samenwerkingsverbanden, personen en praktijken die handelen onder de naam ‘AethiQs’, geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van het gebruik van de informatie uit deze uitgave zonder hun medewerking. De aangeboden informatie is bedoeld ter algemene informatie en kan niet worden beschouwd als advies. Januari 2020.

Klik hier om het originele artikel te lezen.

Foto via Unsplash.

Gepubliceerd in Risicomanagement