Iedere werkgever in Nederland zou inzicht moeten hebben in de gevaren binnen het bedrijf en de risico’s voor de veiligheid en gezondheid van medewerkers die daar uit voort kunnen vloeien. Daarom is de Risico-inventarisatie en -evaluatie verplicht voor iedere organisatie. Maar het is meer dan een verplicht rapport: het geeft je inzicht in hoe je zorgt dat je medewerkers in een veilige en gezonde omgeving hun werk uitvoeren. Alleen het hebben van een RI&E is niet genoeg om te voldoen aan deze verplichting. De RI&E moet immers volledig, betrouwbaar én actueel zijn en dat vereist een continu proces om het document ‘levend’ te houden. Dat maakt het een goede RI&E. Om dit proces wat makkelijker en minder tijdrovend te maken kun je gebruik maken van online software, zoals dat van Smile, speciaal ontwikkeld voor RI&E’s. In deze blog nemen we je mee in de voordelen van een online oplossing bij het opstellen van een goede RI&E.
Eenvoudig en overzichtelijk risicoanalyses uitvoeren en onderhouden
Het bijhouden en onderhouden van de initiële risicoanalyse is een opgave op zich, met het risico dat je kritische punten vergeet mee te nemen of niet goed afwerkt. Om dit eenvoudig en overzichtelijk te maken, biedt de software van Smile verschillende templates met vragen rondom RI&E’s die je kan aanpassen en personaliseren zodat het past bij jouw organisatie. Dit helpt je om snel aan de slag te gaan. Zijn er onderwerpen die niet voor jou van toepassing zijn? Dan sla je die gewoon over. De slimme software acteert op basis van je antwoorden, bijvoorbeeld door automatisch een actie uit te zetten naar jou of een collega, als basis voor je Plan van Aanpak.
Plan van Aanpak tot leven brengen
Alle acties die voortkomen uit de risicoanalyse krijg je in één overzicht te zien. Je ziet uit welke onderwerpen in de risicoanalyse deze acties en risico’s zijn voortgekomen. Dit overzicht vormt de basis van je Plan van Aanpak. Per actie is een taakeigenaar toegewezen en alle voortgang wordt op één plek bijgehouden door jouzelf en/of je collega’s. Het Plan van Aanpak gaat uiteindelijk om samenwerken – de software faciliteert dit op makkelijke wijze en helpt je bij de verschillende vastleggingen er omheen.
Je volledig ingevulde RI&E kun je gebruiken als input voor de volgende evaluatieronde. De RI&E komt dan niet in de kast te liggen maar blijft online beschikbaar en dient als uitgangspunt voor het up-to-date houden. Wat is er de afgelopen tijd veranderd in de organisatie of op deze afdeling? Zijn de acties en aanvullende maatregelen juist uitgevoerd? Is het beoogde effect behaald? Op deze wijze kun je frequent je RI&E bijwerken naar de laatste stand van zaken zonder dat het nodig is om deze volledig opnieuw uit te voeren.
Actueel inzicht in actiepunten en risico’s
Met een realtime dashboard zie je waar openstaande acties zijn, op welke onderwerpen de meeste actiepunten zijn genoteerd en dus waar de meeste risico’s zijn die aandacht vereisen. Van de openstaande acties zie je ook welke acties een deadline naderen en welke overschreden zijn. Dit inzicht geeft je grip op wat er al gedaan is en wat er nog moet gebeuren om een veilige werkomgeving te creëren.
Onderhoud van de RI&E
Zoals eerder gezegd is een RI&E niet bedoeld om in de kast te liggen tot het volgende toetsmoment en je dan weer van voor af aan begint. Het onderhouden van een RI&E is belangrijk, oftewel regelmatig evalueren of er nieuwe risico’s en actiepunten zijn ontstaan en of het beoogde effect van aanvullende maatregelen is bereikt. De adviseurs en veiligheidskundigen van Kader kunnen je hier bij helpen. Uiteindelijk gaat het er om dat je de RI&E ziet als een continu proces en niet als een eindproduct wat je iedere paar jaar door een bedrijf opnieuw laat doen of actualiseert.
Nog een laatste tip als je aan de slag gaat met de RI&E: houd de volgorde van de RI&E aan in plaats van te kijken waar je wel of niet aan moet voldoen volgens de wet. Start met risico’s inventariseren, dan ga je evalueren of beheersmaatregel noodzakelijk is, zo ja dan maak je een Plan van Aanpak. Dit helpt je enorm bij het opstellen van een goede RI&E.
Wil je meer informatie hoe Smile jouw organisatie kan ondersteunen bij het proces rondom het opstellen en up-to-date houden van de RI&E? Vraag dan gratis een online adviessessie aan – we gaan graag met je in gesprek over jouw uitdagingen en wensen.
Foto via Unsplash.
