Hoe moeten scholen omgaan met de nieuwe privacywetgeving?
Sinds 25 mei 2018 is de AVG van kracht. Veel bedrijven hebben zich voorbereid of zijn nog bezig met het implementeren van deze privacywet. Maar hoe zit dat nou met scholen?
Scholen houden gegevens van leerlingen bij in een dossier en digitale leermiddelen worden gebruikt. Promotiefilmpjes en foto’s worden er gemaakt van leerlingen en verschillende sociale media-accounts worden gebruikt om dit materiaal te delen. In dit artikel wordt kort uitgelegd hoe scholen hier het best mee kunnen omgaan aan de hand van vragen.
Mag de school beeldmateriaal gebruiken?
Zoals je al eerder hebt kunnen lezen of misschien wel heeft gezien op de school van jouw kinderen gebruiken scholen beeldmateriaal van leerlingen. Denk hierbij aan foto’s die gemaakt worden op het sinterklaasfeest of promotiefilmpjes waarin studenten de school promoten. Kort gezegd mag het beeldmateriaal wel gebruikt worden, maar gelden een aantal regels. Onder de AVG heeft een school toestemming nodig om beeldmateriaal van leerlingen te publiceren. Dat toestemming is gegeven moet ook aangetoond kunnen worden en deze toestemming moet, zo simpel als deze gegeven is, ook weer ingenomen kunnen worden. Als de leerling jonger dan 16 jaar is, dan is tevens de toestemming van de ouders nodig.
Hoe moeten digitale onderwijsprogramma’s gebruikt worden?
Veel scholen gebruiken apps om leerlingen inzicht te geven in het lesmateriaal, rooster cijferlijsten en dergelijken. De meeste van deze apps verwerken ook persoonsgegevens. Volgens de AVG zijn ook dit soort applicaties gebonden aan de privacywet. Scholen die hier gebruik van maken moeten rekening houden met de volgende aspecten:
- Maakt de school gebruik van een andere partij die deze diensten/applicaties aanbiedt, dan moet de school met deze partij een verwerkersovereenkomst afsluiten;
- Voor het verwerken van gegevens van leerlingen heeft de school een wettelijke grondslag nodig als benoemd in artikel 6 van de AVG;
- Verwerkt de school gegevens met een hoog privacy risico? Dan moet de school een DPIA uitvoeren (data protection impact assessement).
Hoe moet een leerlingvolgsysteem gebruikt worden?
Scholen zijn verplicht om de voortgang van hun leerlingen bij te houden. Dit wordt gedaan in een leerlingvolgsysteem. Naast testresultaten worden ook sociaal-emotionele ontwikkelingen bijgehouden, denk hierbij bijvoorbeeld aan oudergesprekken en handelingsplannen voor een leerling. Dit kan gevoelige informatie zijn en daarom zijn er ook regels opgesteld omtrent het gebruik van een leerlingvolgsysteem:
- Gegevens in het volgsysteem worden alleen verwerkt indien dit noodzakelijk is voor het beoogde doel;
- Deze gegevensverwerking moet worden opgenomen in het verwerkingsregister;
- De school moet kunnen verantwoorden dat hij de regels van de AVG naleeft ook wel de verantwoordingsplicht;
- De beveiliging moet goed geregeld zijn.
Mag een anti-pest programma gebruikt worden door de school?
Tegenwoordig is pesten een veel besproken onderwerp. Televisieprogramma’s zoals ‘ik word gepest’ hebben pesten bespreekbaar gemaakt. Zo doen scholen er alles aan om pesten tegen te gaan. Sommige scholen gebruiken hiervoor anti-pestprogramma’s. Een anti-pestprogramma wordt gebruikt voor een groep leerlingen om de groepsdynamiek te verbeteren of voor individuele leerlingen, dit kan betrekking hebben op de pester(s) of de leerling(en) die worden gepest.
Bij het gebruik van zo een programma is het zeer waarschijnlijk dat er bijzondere of gevoelige persoonsgegevens worden verwerkt. Denk hierbij aan de geestelijke gezondheid van een leerling, zijn of haar godsdienst en het sociale functioneren. Het verwerken van deze bijzondere persoonsgegevens is verboden tenzij de school zich kan beroepen op een uitzondering. In artikel 9 van de AVG zijn 10 uitzonderingen genoemd, verder moet naast dat er sprake is van een van deze uitzonderingen ook sprake zijn van een wettelijke grondslag.
Het is uitermate belangrijk voor scholen om zich te verdiepen in de geldende privacywetgeving aangezien deze hun ook treft.
Bron: (foto) Unslash
En wat als je als docent stimuleert dat de leerlingen zelf zo'n telfoonboom opzetten?
De AVG is zeker van toepassing op een telefoonboom binnen de klas, aangezien het verzamelen en combineren van persoonsgegevens valt onder het verwerken van persoonsgegevens. De school zal het verwerken van deze gegevens moeten verantwoorden met een grondslag voor de verwerking. Deze verwerking kan berusten op toestemming. Berust de verwerking op toestemming, dan geldt hier ook het onderscheid tussen de 16 jarige en de ouders.
Om uw laaste vraag te beantwoorden, mochten de leerlingen zelf onderling deze telefoonboom opstellen, dan valt dit niet onder de AVG, omdat het dan onderling binnen de prive sfeer gebruikt wordt (tussen vrienden en kennissen).