Naast het imago voor de wereld om de organisatie heen, heeft de ISO-normen ook een positieve impact op de interne organisatie. De interne organisatie gaat beter en efficiënter te werken, het biedt meer structuur en de mogelijkheid sneller innovaties en aanpassingen door te voeren voor de organisatie. Is de organisatie gedreven om zelf in control te zijn, dan is de ISO een hulpmiddel. Het geeft de organisatie handvatten en laat haar denken en keuzes maken. Een certificaat is dan niet verplicht maar is een kleine extra stap.
Wat is de impact?
Het behalen van een certificaat is goed mogelijk, mits er aan een paar eisen wordt voldaan. Als eerste moet de hele organisatie ervan bewust zijn dat dit noodzaak is. Het management moet alle steun geven om dit te bereiken (motivatie, middelen ter beschikking stellen). Als er nog geen beleidsstukken zijn, moeten deze worden ontwikkeld. Er moet regelmatig worden bekeken of de processen die zijn ingericht nog goed functioneren. Dit zorgt voor een check op regelmatige basis.
De organisatie moet ook enkele rollen gaan toebedelen als die nog niet zijn ingeregeld in de organisatie. Dit verschilt per ISO-norm welke rollen er verdeeld moeten worden (bijv. ISO 9001 heeft de kwaliteitsmanager). De rol mag worden belegd bij een bestaande functie (evt. een controller of lijnmanager). Het is aan te raden om een zo onafhankelijk mogelijk persoon te kiezen. Er moet kennis worden opgedaan van de betreffende ISO-norm, personen moeten tijd vrijmaken Wordt er gekozen voor een externe partij om dingen in te regelen.
Wat zijn de tijdslijnen bij de certificering?
Een certificaat is niet zomaar binnen. Dit vergt enige tijd en aandacht alvorens er met het certificaat aan de haal kan worden gegaan. De eerste stappen zijn het grootst als er nog geen plannen zijn gemaakt, geen beleidsplannen of strategie. Dit is echter nooit het geval. Elke organisatie heeft wel interne processen opgesteld, beleidsstukken opgesteld die sturing geven en grenzen stellen. De implementatie kost afhankelijk van de Norm enkele dagen (bij een organisatie waar alles goed georganiseerd is) tot meerdere weken waarbij veel documenten nog moeten worden opgesteld en goedgekeurd.
Is alles op orde, dan komt een externe auditor langs om te kijken of het correct is of dat er aanpassingen moeten worden gedaan. Ook moet de organisatie op de aangegeven manier werken, dit heeft ook wat tijd nodig (gemiddeld enkele maanden). Na deze periode kan de audit met succes worden afgerond. Daarna moet de organisatie elk jaar een evaluatie laten uitvoeren om aan te tonen dat ze op track zijn.
Bron: (foto) Unsplash
