U bevindt zich hier:

Projectmanagement met PRINCE2

1425x

Beoordeel dit item

(1 Stem)

Projectmanagement met PRINCE2

PRINCE2 (Projects in Controlled Environments, version 2) is een methode voor projectmanagement. Deze methode is gericht op het management, de besturing en de organisatie van een project. PRINCE2 is ontwikkeld door de Britse semioverheidsorganisatie Office of Government Commerce (OGC).

De methode PRINCE2 is de opvolger van de methode PRINCE, die in de jaren tachtig primair werd ontwikkeld voor ICT-projecten. Deze methoden zijn ontwikkeld door het bundelen van praktijkervaringen, door de Britse semioverheidsinstelling de Office of Government Commerce (OGC). PRINCE2 is op de markt gebracht als een verbeterde en uitgebreide versie van PRINCE. PRINCE2 is toepasbaar op alle projecten en kent een grote flexibiliteit qua inzet. Aspecten van de methode die niet van toepassing zijn op (of niet nuttig voor) een bepaald project, kunnen weggelaten worden. De methode bestaat sinds 2009 uit zeven principes, zeven thema's en zeven processen.

Zeven principes

De zeven principes vormen de basis van PRINCE2. Het hanteren van deze principes is wat bepaalt of een project PRINCE2 gebruikt, niet de toepassing van alleen de processen en de documenten. Er dient steeds voldaan te worden aan de zeven principes om te spreken van een PRINCE2-project. De zeven principes zijn:

Zorg constant voor zakelijke rechtvaardiging

Een PRINCE2-project moet gedurende de gehele looptijd een valide reden hebben. Die redenen worden getoetst aan een zogenaamde "Business Case", die voortdurend geactualiseerd wordt. Het doel is te voorkomen dat een project alsmaar doorgaat, terwijl er geen baten meer te verwachten zijn.

Leer van ervaringen

Projectteams worden geacht kennis te nemen van opgedane ervaringen uit voorgaande projecten. Om een volgend project ten dienste te zijn worden ook de eigen ervaringen opgetekend in een ervaringen logboek.

Definieer vooraf de rollen en verantwoordelijkheden

Iedereen die betrokken is bij een project moet weten wat de rol en de corresponderende verantwoordelijkheid is, van zichzelf en de overige projectleden.

Deel het project op in beheersbare stadia

Complexe taken kunnen in beheersbare stadia worden opgedeeld. Bij PRINCE2 is sprake van managementstadia waar het doel projectsturing is.

Escaleer alleen bij uitzonderingen

Zolang een project goed loopt is er nauwelijks interventie nodig. Pas op het moment dat zaken uit de hand lopen wordt middels een ‘exeption report’ de stuurgroep geïnformeerd en kan zij vragen om een ‘exception plan’.

Plan en stuur op producten

Er wordt verwacht dat de afgeleverde producten vooraf bekend zijn. Productvereisten bepalen het benodigde werk en niet andersom.

Schaal de methode waar nodig

PRINCE2 is een hulpmiddel om een project tot een goed einde te brengen. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van het project kunnen bepaalde onderdelen weggelaten worden.

Lees meer...

Lees ook:
De anti-witwasrichtlijn bestaat 30 jaar: Van FATF tot zesde anti-witwasrichtlijn

Zeven thema’s

De zeven thema's verschaffen inzicht over hoe het project te beheersen. Ze kunnen gezien worden als kennisgebieden, over hoe de principes in de praktijk kunnen worden toegepast. Deze worden opgesteld aan het begin van het project en bewaakt gedurende de volledige looptijd. Het constant refereren aan deze thema's houden projecten op het juiste spoor. De zeven thema's zijn:

Houd de Business Case geldig;

Gerelateerd aan het constante zakelijke rechtvaardiging principe, verschaft dit thema het inzicht of het project nog zinnig en haalbaar is.

Definieer vooraf de vereiste kwaliteit van de producten;

Dit thema draagt eraan bij dat de door de klant geformuleerde kwaliteitsverwachtingen via acceptatiecriteria worden bereikt. Kwaliteit is een abstract begrip. Een product is pas af als het voldoet aan de gestelde eisen. Om hieraan te voldoen wordt gebruik gemaakt van een kwaliteitsreview. Dit is een gestandaardiseerde methode om op gecontroleerde wijze de kwaliteit van producten te toetsen. Dit zijn veelal subjectieve kwaliteitscriteria.

Leg de organisatie vast in termen van rollen en verantwoordelijkheden;

Dit thema vereist dat de rollen en verantwoordelijkheden worden vastgelegd en alle projectleden zich hieraan committeren.

Maak plannen;

Een plan beschrijft hoe doelen worden bereikt in termen van: productbeschrijvingen, tijdsplanning, kosten, acceptatiecriteria en voordelen.

Onderken de risico's;

Binnen het project moet voortdurend oog zijn voor het beheersbaar houden van die risico's. Het is niet per se nodig de risico’s volledig te elimineren, dat zal onevenredig veel inspanning kosten. Doorgaans is het voldoende risico verminderende maatregelen te treffen.

Overeenstemming van veranderingen;

Dit thema gaat over het beheren van wijzigingen die zich tijdens de duur van het project voordoen. Alle potentiële wijzigingen worden behandeld als Project Issues. PRINCE2 onderscheidt de volgende soorten Project Issues: wijzigingsvoorstellen, afwijkingen van de specificaties en probleem of zorgpunt.

Bewaak de voortgang;

Bij dit thema hoort het op de hoogte stellen van managers van waar het project zich bevindt in relatie tot de planning.

Zeven processen

Het procesmodel van PRINCE2 beschrijft de zeven processen en de belangrijkste managementproducten en triggers.

Starting Up a Project

Starting Up a Project is het proces waarin het project voorbereid wordt. Nadat het bedrijfsmanagement het project mandaat heeft verleend, wordt onderzocht of het zinvol is om het project te beginnen. Een globale business case wordt opgesteld, de Projectorganisatie wordt opgesteld en de projectaanpak wordt gekozen.

Initiating a Project

Het eerste stadium binnen een project wordt de ‘initiation stage’ genoemd. Dit stadium is verplicht in elk PRINCE2-project en is erop gericht een goede fundering onder het project te leggen. In dit stadium worden de beoogde resultaten, plannen, taken en verantwoordelijkheden vastgelegd. Ook wordt de business case volledig uitgewerkt.

Directing a project

‘Directing a project’ is het proces waar de stuurgroep zetelt. De stuurgroep verleent de autorisaties en oordeelt en stuurt in geval van uitzonderingen.

Controlling a stage

‘Controlling a stage’ is het beheersen van een projectstadium. Door een project op te delen in stadia neemt de beheersing toe, omdat een deelproduct vervaardigd wordt dat binnen de afgesproken grenzen van tijd, kwaliteit, risico en budget blijft.

Managing a Stage Boundary

Het proces ‘managing a stage boundary’ bevat de activiteiten die de projectmanager onderneemt om de stuurgroep van voldoende informatie te voorzien om het succes van het huidige stadium te beoordelen, het plan voor het volgende stadium goed te keuren en de levensvatbaarheid van het hele project te beoordelen.

Managing Product Delivery

Het proces ‘managing product delivery’ beheerst de oplevering van de (deel)producten, dat vaak wordt uitgevoerd door een projectteam(s).

Closing a Project

Wanneer alle stadia succesvol zijn doorlopen, kan het project worden afgesloten. Er wordt een aanbeveling gedaan en worden leermomenten gerapporteerd.

Bron: (foto) Unsplash

Gepubliceerd in Hulpmiddelen